Hal tersebut disampaikan oleh DR. Burhanudin, MA. saat menyampaikan makalahnya dalam acara Apresiasi Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah berlangsung di Gedung Induk Lantai III, Senin (2/12).
Di Eropa dan Amerika. lanjut Burhanudin, insntansi pemerintah maupun swasta bahkan warga masyarakat menitipkan arsip mereka agar lebih aman. Namun di Indonesia masih merupakan hal yang sangat langka. terang Burhanudin.
Arsip lebih berfungsi ketika terjadi musibah seperti gempa, tambah Burhanudin, bahkan arsip dalam bentuk kartografi dan arsitektur lebih berfungsi ketika gambar dari bentuk gedung akan dapat dilihat dimana letak setiap ruang, aula yang ada penghuninya saat terjadi musibah gempa yang meruntuhakan gedung tersebut akan dapat dilakukan pertolongan lebih tepat dan aman dari pada tidak ada gambar dari bagunan yang runtuh akibat gempa maupun akibat lainnya.
Burhanudin juga menerangkan bahwa semua arsip tanggung jawab semua unit kerja yang ada, ancaman hukuman bagi orang yang melenyapkan arsip dengan tidak menurut prosedur akan dikenai hukumkan lima tahun atau denda Rp. 500 juta. Sedangkan seseorang yang bertugas melayani arsip, tetapi tidak mau melayani arsip kepada yang membutuhkan akan kena sanksi hukuman 3 tahun atau denda Rp. 300 juta.
Sementara dalam sambutannya Bupati Bantul Hj. Sri Surya Widati diantranya menyampaikan bahwa Segala kegiatan yang direncanakan, ditetapkan dan dilaksanakan oleh pemerintah tersimpan dalam arsip, sehingga menjadi bukti outentik yang dapat dilihat sebagai bukti atas kinerja pemerintah yang akan, sedang dan telah dilaksanakan.
"Pemerintah dan semua lembaga yang ada sangat membutuhkan arsip, baik sebagai bahan evaluasi, bahan pembanding, bahan pemeriksaan dan kepentingan lainnya yang berkaitan dengan kearsipan." kata Bupati Bantul.
Maka dari itu, tambah Buapti Bantul, saat ini semua SKPD hingga desa harus dapat mengelola arsipnya dengan lebih baik dan tertib.
Menurut Ketua penyelenggara Dra. Supartini M Pd. Kepala Kantor Arsip Kabupaten Banatul acara diikuti sebanyak 200 peserta terdiri dari Kepala SKPD se Kabupaten Bantul, BUMN, BUMD, camat dan lurah desa se Kabupaten Bantul .
Dalam acara tersebut nara sumber yang lain diantaranya Asisten Administrasi Umum Drs. Mardi, menyampiakan tentang Kebijakan Pemerintah Kabupaten Bantul Tentang Kearsipan Pemerintah, Ketua Komisi A DPRD Kab. Bantul Agus Efendi SE dengan moderator Staf Ahli Bupati Bidang Pemerintahan Sunarto, SH. MM. Sedangkan nara sumber dari Jakarta adalah Deputi Bidang Informasidan dan Pengembangan Sistem Kearsipan Pada Arsip Nasional Republik Indonesia Dra. Dini Saraswati, MAP. tentang Kebijakan Kearsipan Nasional diantaranya dahulu arsip hanya milik pemerintah diprioritaskan naskah-naskah umum, namun seiring dengan era keterbukaan publik maka saat ini disimpan pula semua arsip yang bisa diketahui oleh publik sebagai bahan kontrol pemerintah.
Dini menghimbau kepada semua instansi yang mempunyai arsip berusia lebih dari 10 tahun untuk diserahkan kepada Kantor Arsip agar tidak terbengkelai dan dapat dikelola dengan lebih baik. (Sit)
