Kegiatan sosialisasi ini dihadiri oleh Bupati Bantul Drs. H. Suharsono, Sekda Bantul, BPAD DIY, Inspektorat, Kepala OPD, Camat/Lurah se-Kabupaten Bantul dan Arsiparis.
Menurut Drs. Agus Sulistiyana, MM Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul mengatakan, pokok sosialisasi Perbup ini meliputi : 1). Update pengelolaan arsip dinamis Pemerintahan Desa dimasukan ke dalam tata kelola Pemerintahan Kabupaten. 2). Kearsipan masuk dalam materi pemeriksaan Inspektorat selain kepegawaian, aset dan tupoksi. 3). Arsip masuk dalam instrumen penilaian kinerja perangkat daerah atau LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan).
"Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip aktif, arsip inaktif, arsip vital dan arsip terjaga. Peraturan Bupati ini untuk pedoman pengelolaan arsip dinamis di Perangkat Daerah dan Pemerintah Desa," jelas Agus.
Bupati Bantul Suharsono dalam kata sambutannya mengharapkan segenap arsiparis untuk menangani kearsipan secara profesional. "Arsip merupakan bukti historis dan mempunyai kekuatan hukum untuk memberikan bukti-bukti kepemilikan yang sah atas seseorang atau lembaga publik," kata Bupati Suharsono.
"Saya mengapresiasi segenap OPD yang mengelola arsip dan pelaporan dengan baik, prestasi Kabupaten Bantul di tingkat nasional tidak lepas dari pengelolaan sumber informasi berupa arsip yang tertata baik, " imbuhnya.
Sementara itu Sekda Bantul Drs. Riyantono, M.Si sebagai salah satu narasumber memaparkan, untuk mengelola arsip yang baik memerlukan tempat atau sarana yang representatif berdasarkan jenis bahan arsip tersebut. Seorang arsiparis dituntut cepat dalam melayani permintaan klien untuk mendapatkan arsip yang diinginkannya.
"Di era teknologi informasi ini, digitalisasi arsip sangat mendesak untuk diimplementasikan, selain efektif dan efisien dalam manajemen kearsipan, sistem ini sangat ideal untuk mendukung tata kelola pemerintahan yang baik dan akuntabel," paparnya.
Sementara itu Baharudin DR dari BPAD DIY menginformasikan, arsip merupakan salah satu aset penting dalam mendukung keabsahan hak milik suatu negara/badan/lembaga ataupun perseorangan. Untuk itu pengelolaan suatu arsip harus benar-benar dilakukan dengan seksama. "Lepasnya Pulau Sipadan dan Ligitan dari pangkuan NKRI merupakan pelajaran berharga bagi Bangsa Indonesia untuk mengelola arsip dan menginventarisir kekayaan yang dimiliki dengan dokumentasi yang komplit," kata Baharudin.
Menyinggung tentang pengelolaan arsip dan evaluasi kinerja Perangkat Daerah atau Pemerintah Desa, Kepala Inspektorat Bantul Hermawan Setiaji, S.IP, MH, menyatakan pengelolaan arsip menjadi materi penilaian kinerja perangkat daerah. "Jika dalam pemeriksaan inspektorat terdapat temuan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip, maka ada kewajiban audite untuk menindaklanjuti temuan tersebut. Bila temuan tidak ditindaklanjuti akan berpengaruh terhadap evaluasi kinerja OPD/Pemerintah Desa," jelasnya.
Lebih lanjut dia mengatakan, permasalahan yang selama ini sering dijumpai dalam proses pengeloaan arsip antara lain : 1). Tidak adanya/terbatasnya SDM arsiparis, 2). Arsip belum terkelola dengan baik sehingga sering kesulitan menemukan arsip pada saat dibutuhkan, 3). Belum adanya tempat khusus penyimpanan arsip yang standar. (rch)
